lunedì 8 aprile 2013

Gli uffici di segreteria, ditemi la vostra

Chi mi segue sa che ho superato un faticoso concorso iniziato nell'ottobre 2011 che mi porterà nel giro di pochi mesi (forse nel prossimo anno scolastico) a diventare preside di una scuola. 
Così, più del mio solito, ultimamente penso. penso e ripenso: come immagino la "mia" scuola? Come la vorrei? Su cosa vorrei porre l'accento e la mia attenzione? Prima i miei erano sogni. Oggi possono diventare concretezza.
Forse non tutte le idee diventeranno realizzabili, ma il tentativo va fatto. E poi, senza immaginazione non si va da nessuna parte e tutto rimane così com'è, con il pretesto che tutto ciò che è nuovo sembra, all'inizio, impossibile.
Così vi lancio la mia idea: ogni tanto vi farò una domanda sull'aspetto della scuola su cui sto riflettendo e voi, se vorrete, condividerete con me le vostre idee e la vostra esperienza, di genitori, di docenti, di ex alunni.

Comincio dal cuore invisibile di tutte le scuole, gli uffici. 

Probabilmente a molti, non addetti ai lavori, sembrerà un aspetto secondario, ma se ci pensiamo bene è il primo contatto della scuola con l'utente, con il genitore che chiede informazioni, che chiede un supporto per l'iscrizione on line, che si vuole fare un'idea. Lo sportello al pubblico dà il polso dell'organizzazione di una scuola e il personale di segreteria gestisce la parte amministrativa del lavoro didattico.

Adesso mi fermo con le mie considerazioni e vi lascio la parola: da utenti o da lavoratori della scuola, cosa ne pensate? Cosa vi fa sentire a vostro agio? Cosa vi aspettate dall'ufficio della segreteria? Quali sono le vostre esperienze in merito?


(immagine da qui)

14 commenti:

  1. Non ti trasferiresti nella fredda provincia bergamasca vero? Perché a noi manca il preside...

    Comunque...Dagli uffici il genitori vorrebbe gentilezza, qualche sorriso e moooolta pazienza!
    Purtroppo chi si trova in ufficio è costretto a ripetere mille volte le stesse cose e non sempre è facile farlo con il sorriso!

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  2. Da insegnante ho avuto buone esperienze, molte segretarie hanno tollerato i miei imperdonabili ritardi e la mia ignoranza burocratica.
    Da genitore gradisco orari sensati con gli impegni lavorativi. Quindi un pò alla mattina presto (ottimo per chi accompagna i figli a scuola) e almeno un pomeriggio e una pausa pranzo.
    Una sedia fuori dall'ufficio se le cose sono lunghe.
    Cartellonistica chiara: "chi" si occupa di "cosa".

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  3. Molto banalmente: un AMPIO orario di apertura al pubblico e un po' di cortesia.
    Da insegnante (beh, forse anche da genitore) vorrei che non perdessero i documenti.
    (Ogni riferimento a fatti e cose realmente avvenuti, come puoi immaginarti, è del tutto casuale)

    Il primo vero contatto dell'utente con la scuola però sono i CUSTODI, categoria oggi misconosciuta e denigrata ma importantissima secondo me

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  4. accoglienza, informazioni semplici ,un riferimento in caso di dubbi,:basta pensare come si vorrebbe essere accolti e informati...in fondo è facile.

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  5. Anche in Brianza mancano parecchi presidi (tutti vicari nelle presentazioni delle scuole che ho valutato).

    Brava, parti con il piede giusto, ti auguro di poter fare tanto e mantenere l'entusiasmo.

    Segreteria: un suggerimento banale - ma nei fatti non è purtroppo scontato - è di verificare che sui siti istituzionali (comune, ecc, ma anche quello della scuola se c'è) siano sempre aggioranti i numeri di telefono e compaia un'e-mail che faccia capo ad un account presidiato.
    Non sai quante email non hanno mai avuto risposta...
    In alcuni casi i recapiti telefonici sono sbagliati o non è indicato che magari le varie scuole fanno capo a circoli e quindi bisogna chiamare la segreteria che ha sede altrove. Un genitore non è tenuto a sapere tutte queste cose, se vuole chiamare la scuola A è normale che cerchi il numero della scuola A, non sapendo che invece fa capo alla B non lo troverà mai! (o si troverà a parlare con la bidelleria nel migliore dei casi...) è bene indicarle. Ugualmente lasciare un messaggio che indichi in che orari è possibile trovare una persona che risponda (odioso telefonare a vuoto o ricevere risposte da gente che passa di lì per caso, pur volonterosa che sia).

    E' anche importante indicare una linea di chiarezza e trasparenza: in questi mesi ho chiesto informazioni in diverse scuole e già da come mi rispondevano al telefono (o non rispondevano proprio) mi sono fatta un'idea, mai sottovalutare la comunicazione con gli utenti/genitori.

    Da "esterna" per ora è tutto.

    :)

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  6. A parte quello che dice Alchemilla, io sono sempre contenta - quando capita, appunto - di trovare delle informazioni chiare e fatte bene, tipo un pieghevole, dall'aspetto piacevole, con qualche foto o immagine invitante ecc. Insomma il materiale di comunicazione "che parla" il linguaggio del rispetto reciproco, dell'informazione seria e gentile, e magari con l'invito di partecipare, di fare osservazioni, proposte di miglioramento ecc. E un sito internet della scuola, se possibile.
    Prima di tutto peró penso che bisogna trovare il modo di far sentire a loro agio chi lavora in questi uffici: per fare questo anche queste persone devono essere coinvolte direttamente e partecipare attivamente al "come gestiamo questo ufficio". Se loro si sentono a loro agio, hanno la sensazione di essere parte attiva della costruzione della giornata, allora sará piú semplice anche per loro essere gentili con le famiglie (anche quando si ripete la stessa cosa per 1000 volte), capire meglio le esigenze, dare il meglio di sé... Voglio dire che chi sta bene e si sente rispettato per il lavoro che svolge, lavora piú volentierei - in fondo, é come per i bambini, l'automotivazione é la cosa migliore per dare il meglio di sé, di diventare creativi e di scoprire cosa é possibile migliorare nelle condizioni che ci sono. un caro saluto,
    S.

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  7. Sono molto contenta di rispondere a queste domande!
    A me piacerebbe una segreteria 2.0, dove non strabuzzino gli occhi se consegni una ricevuta di un bollettino pagato online, dove forniscano ai genitori l'esatta dicitura del conto corrente postale (per poterlo appunto pagare online), che dia tutte le indicazioni possibili su un sito internet aggiornato e fatto decentemente.
    Una segreteria che non racconti panzane del tipo "se non si paga il contributo -volontario- non isciriviamo suo figlio a scuola". Una segreteria che fornisca un libretto per le comunicazioni con un congruo numero di pagine senza costringermi ad aggiungere foglietti autoprodotti.

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  8. Dagli uffici di segreteria vorrei un sito internet ordinato e accessibile, in cui trovare facilmente le informazioni, per non dover fare mille telefonate.

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  9. Ciao palmy, lo sai che in questo periodo sto collaborando con la preside di un liceo classico romano per la realizzazione all'interno della scuola dei Drammi Didattici di Brecht interpretati da studenti, docenti, professori universitari e personalità della cultura. un'iniziativa molto bella fortemente voluta dalla preside. qual'è il tuo pensiero riguardo ad iniziative del genere??

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  10. Brava Palmy! Innanzitutto i miei complimenti, un percorso il tuo che si sta concretizzando e sta chiudendo il cerchio....ma per ripartire! dalla pratica alla teoria e dalla teoria alla pratica! per una volta possiamo anche aver fiducia nella selezione, tanto bistrattata, ma in questo caso il merito è riconosciuto...
    E dopo questa introduzione doverosa andiamo al cuore del problema...ovvero dove inziare per innovare? Come non essere d'accordo con te...inziare dalle risorse umane che si interfacciano per prime con le diverse componenti della scuola: docenti, genitori, studenti, contesto....è proprio a partire da questi che si possonoc reare le condizioni per un cambiamento più generale...all'interno di un processo che "genera valore"...
    E qui ti lascio una citazione che viene da Dewey "il cambiamento prima di tutto sta nelle menti di chi lo governa" e ancora "saper organizzare contesti per il cambiamento"....Sono anch'io impegnata in una ricerca in cui cerco di osservare e di promuovere cambiamento all'interno di una organizzazione (Università) e sto cercando di monitorare tutte le componenti coinvolte a partire dagli ammnistrativi, tecnici, docenti e studenti...
    Buona fortuna a te (e anche a me) :)

    un abbraccio forte forte
    france

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  11. Palmy, non so se hai campreso che l'autrice del commento precedente è la stessa france del blog francescaframes...scusami, sono entrata con un altro account goole :(

    france

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  12. Complimenti per l'idea e per il nuovo incarico!
    Per quanto riguarda la mia esperienza da insegnante, negli uffici scolastici ci vorrebbe più chiarezza nell'assegnazione dei "compiti" (chi gestisce che cosa) e maggior comunicazione tra i componenti dello staff.
    Anch'io nel mio blog ho inserito una sezione dedicata alla Scuola che vorrei!
    Elisa

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    Risposte
    1. Elisa, qual è il tuo blog?

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    2. si chiama immagin@rti è appena nato!? il mio account è elisasantambrogio3.blogspot.it

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